|
|
|
la mission des gestionnaires
Ils doivent également : Préparer les assemblées et y assister Généralement, nous nous engageons à mettre en oeuvre les assemblées annuelles générales et spéciales, et à y être présents. Les documents requis lors de ces assemblées sont préparés en vertu de l'article 1087 du Code civil du Québec, et chacun des copropriétaires en obtiendra copie par la suite. Les dépenses inhérentes à leur production incombent au Syndicat. Nous tenons également à jour les registres d'assemblées : signatures et nombre de votes des copropriétaires y seront inscrits, et ce, en conformité des articles 1090 et 1095 du Code civil du Québec. Quant à la liste et au registre de copropriété, ces informations seront précieusement conservés en vertu de l'article 1070 du Code civil du Québec. Appliquer intégralement le contenu de la déclaration de copropriété Nous assurons le respect des règles inscrites aux règlements d'immeubles et dans la Déclaration de copropriété. Notre mandat consiste également à veiller, le cas échéant, à la préparation des modifications de ladite Déclaration. Maintenir le registre à jour et assurer les bonnes relations entre les copropriétaires L'une des préoccupations de nos gestionnaires est d'assurer le confort et la sécurité des copropriétaires. Toutes demandes de leur part seront reçues pendant les heures d'ouverture de nos bureaux. Cependant, un numéro de téléphone d'urgence est mis à leur disposition 24 heures sur 24, sept jours par semaine. Assurer la gestion de tout ce qui touche aux questions d'assurance
Assurer la gestion de tout ce qui touche aux questions financières Nous soumettons avec transparence les actifs d'une copropriété aux membres du conseil d'administration (CA), permettant ainsi un contrôle accru des dépenses et par le fait même, l'assurance de la protection des intérêts des copropriétaires. Présenter un rapport financier mensuel Le rapport financier soumis à l'attention du CA doit inclure : ▪ l'état des résultats financiers mensuels correspondant à leur budget; ▪ le bilan; ▪ un rapport sur les comptes à recevoir. Tenir des registres comptables Grâce au logiciel « Crypto », la gestion financière du Syndicat est à la fois simplifiée et efficace. Ce précieux outil informatique répond aux exigences du Code Civil du Québec. Il permet la mise à jour des registres comptables, conformément aux pratiques reconnus, et de la Déclaration de copropriété. Son utilité s'étend aussi à la mise à jour du cahier d'entretien d'un immeuble, tout autant qu'aux suivis des prestations de la main-d'oeuvre affectée aux travaux d'entretiens et de réparations. Vos registres comprennent : ▪ un dossier d'information à l'attention du copropriétaire; ▪ le dossier de la prestation des employés mandatés aux tâches courantes; ▪ une caisse précisant les recettes et débours; ▪ le grand-livre général. Soumettre un budget
▪ le Fonds d'opération ▪ le Fonds de prévoyance Assumer la gestion de l'encaisse L'encaisse est gérée selon les principes suivants :
▪ assurer l'encaisse par un contrôle interne adéquat; ▪ effectuer le paiement des comptes; ▪ préparer le paiement des comptes des fournisseurs et des services publics; ▪ percevoir les charges communes; ▪ faire un rappel des comptes en souffrance. Chaque copropriétaire dont les sommes dues ne sont pas acquittés reçoivent un état de compte détaillé des montants à payer. Et en cas de non paiement dans les quinze jours suivants, un suivi téléphonique sera effectué; ▪ envoyer une mise en demeure au quarantième jour de non paiement des sommes dues, laquelle est suivie d'un rapport acheminé aux administrateurs le soixantième jour; ▪ préparer, si nécessaire, un dossier en vue d'une hypothèque légale; ▪ effectuer le paiement des comptes et faire signer les chèques; ▪ maximiser le rendement des soldes du compte courant. Envoyer les rapports gouvernementaux Nous complétons et envoyons tous les rapports et formulaires aux deux paliers de gouvernement, selon les normes et les règles prescrites. Assumer les tâches d'intendance et de gestion d'immeuble La conservation d'un immeuble contribue à sa plus-value, et permet d'accroître la qualité de son état général. Nous accordons une importance particulière à ces aspects dans nos mandats de gestion. Préconiser une vigilance permanente Afin d'assurer la sécurité, la sauvegarde et la conservation d'un immeuble, nous procédons à son évaluation régulière et proposons des solutions lors des réunions du CA. De plus, il est de notre devoir d'examiner et d'élaborer des plans de mesures de sécurité, lesquels peuvent être déployés par le personnel en place lors de situations d'urgences. Prévoir l'imprévisible La qualité de vie des résidents passe certes par le respect des travaux d'entretien, mais aussi par un programme d'entretien préventif. À ce chapitre, nos services vont de l'encadrement du personnel sur place au maintien du cahier d'entretien, en passant par la préservation des équipements de l'immeuble, la négociation des contrats avec les différents fournisseurs et le suivi des travaux.
|
Outre
leur tâche de maintenir la communication entre le Syndicat et les
copropriétaires, les gestionnaires accompagnent les administrateurs d'un
immeuble dans la réalisation de leurs projets. 
En
plus de garder le contact avec votre assureur, nous distribuons les
certificats d'assurance aux copropriétaires. Il va sans dire que cela
suppose, en cas de sinistre, un contact assidu avec l'assureur et les
copropriétaires impliqués.
Nous
soumettons chaque année un budget au CA, et ce, soixante jours avant la tenue
de l'assemblée générale annuelle. Ce budget se divise en deux parties :